Gmailのラベルとフィルタ機能を使い自動振り分け設定する方法

gmail

内田です。

今回はGmailのラベルとフィルタ機能を使い自動振り分け設定する方法についてお教えします。

1.Gmailで自動振り分け設定を行う目的と意味

Gmailで振り分け設定を行うべきなのか?

理由は2つあります。

  1. 必要な情報に一瞬でアクセスするため
  2. 迷惑メールフォルダ対策を行うため

1−1.必要な情報に一瞬でアクセスする

まず第一に、Gmailの振り分け設定をしておけば、いつでも必要な情報に一瞬でアクセスすることができます。

ビジネスでの情報収集のために様々なメールマガジンに登録していると、様々な発信者から大量のメールが毎日Gmailフォルダへ届きます。

それらに対して振り分け設定をしておかなければ、どうなるか?

想像に容易いですが、そのフォルダはぐちゃぐちゃになり、自分が見たいメールを一瞬で見つけて開くことはできなくなります。

それに加え、メールマガジンの受け取り以外にも、ビジネスの取引先とやりとりすることも多々あるでしょう。

Gmailでの自動振り分け設定を行なっておけば、自分に取って重要かつ必要なメールだけを効率よく管理し受け取ることができます。

地味なことではありますが、こういった小さな積み重ねは長期的に見ればビジネスの生産性に大きな影響を与えます。

Gmailでメールを沢山受け取る場合は、必ず自動振り分け設定を行い、効率的にメールを管理することを推奨します。

1−2.迷惑メールフォルダ対策を行う

そして、中には何らかの理由でGmailがシステム検知してしまい、自分にとっては重要なメールであっても勝手に迷惑メールフォルダにメールが入ってしまうケースがあります。

それでは、大切なメールを見逃してしまう可能性があり、ビジネスでの取引相手からの連絡に対しての返信が漏れる可能性もあり大変危険です。

それも、Gmailで自動振り分け設定をしっかり行なっておけば、大切なメールが迷惑メールフォルダへ入らないよう対策ができます。

私自身も、大切な情報源であるメールマガジンや、重要な取引先から届くメールは、絶対に迷惑メールフォルダに入らないように設定しています。

必要な情報に一瞬でアクセスし、かつ重要メールの受信漏れをなくすためにも、必ずGmailを使う際は自動振り分け設定を行いましょう。

2.Gmailの自動振り分け設定方法

こちらをクリックしてGmailをを開きます。

※自分のGoogleアカウントでログインしてください。

矢印・下

Gmailを開いたら、自動振り分けをしたい連絡先を探し、メールアドレスをコピーします。

今回は例として、Gmailチームからのメールを振り分け設定してみます。

自動振り分けしたいメールアドレスをコピー 矢印・下

「設定」をクリックします。

設定ボタンをクリック 矢印・下

「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックし、「新しいフィルタを作成」をクリックします。

フィルタとブロック中のアドレスをクリックし新しいフィルタを作成をクリックする 矢印・下

From欄にコピーしたアドレスを貼り付けます。

入力したアドレスに間違いがないか確認し、問題なければ「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

From欄にコピーしたアドレスを貼り付けこの検索条件でフィルタを作成をクリック 矢印・下

「ラベルを選択」をクリックします。

ラベルを選択をクリック 矢印・下

「新しいラベル…」をクリックします。

新しいラベル...をクリック 矢印・下

自分が設定したいラベル名を入力します。

ラベル名を入力したら「作成」をクリックします。

※ラベル名は後で何度でも変更可能です。

ラベル名を入力し作成をクリック 矢印・下

ラベルの設定ができた後は、次のチェックボックスにもチェックを入れる。

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブする)
  • 迷惑メールにしない
  • 〜件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。

合計4つのチェックボックスにチェックが入っていることを確認し、問題なければ「フィルタを作成」をクリックする。

必要項目にチェックを入れフィルタを作成をクリック 矢印・下

これでラベルとフィルタ設定は完了です。

※ラベル設定は「設定」→「ラベル」→「編集」から、フィルタ設定に関しては「設定」→「フィルタとブロッグ中のアドレス」→「編集」から後から好きに内容を編集すること可能です。

ラベル作成完了 矢印・下

一度設定したラベルは常にGmail画面左側のサイドバーに表示されるので、以降はそのラベルをクリックするだけで自動振り分け設定を行なった連絡先からの全メール一覧がすぐに確認できます。

もちろん、今後受信するメールも全て受信トレイを飛ばして自動で設定したラベルへ格納されます。

サイドバーのラベルをクリック
覚えておきたい小技|必ず全ての受信メールを確認したい場合

ラベル付けだけを自動で行い、一度受信トレイでメールを受信してからアーカイブは自身で行いたい場合は、フィルタ設定で「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」のチェックボックスにチェックを入れなければOKです。

ただし、膨大な数のメールを受信する場合は、メールの確認作業だけで大変な時間を食うので、なるべく直でラベルに格納される設定を行うことをおすすめします。

3.まとめ

  • Gmailで必要情報に一瞬でアクセスし重要メールが迷惑フォルダに入らないようにするため自動振り分け設定を行う
  • 自動振り分け設定はアドレス選定→ラベル作成→フィルタ設定の流れで行う

Gmailの自動振り分け設定、ぜひ行なってみてください。


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ABOUTこの記事をかいた人

19歳で大学中退後、PC1台で単身独立起業。試行錯誤の末、ネット通販事業が軌道に乗り晴れて自由の身に。現在は会社経営の傍ら自身の経験を元にした起業支援、経営コンサルティングに注力し多数のクライアントから師事されています。「目に見える成果をあなたに」をモットーに、日々精力的に活動中。